a履歴書に印鑑は必要？印鑑の種類、押し方、押印欄がない場合やデータの場合なども徹底解説
更新日：2024.01.31
この記事のまとめ
- 履歴書に押印欄がない場合は印鑑は不要。押印欄がある場合は必要。
- 企業からの指定があればそれに従う。
- 印鑑を押すのに失敗したら書き直したほうがいい。
「履歴書に印鑑は必要？」
「履歴書に押印する時にシャチハタでもいいのか」
「履歴書に押印欄がない場合はどうすればいい」
など、履歴書の印鑑について悩んでいる方もいるのではないでしょうか。
本記事では、履歴書に押印は必要か不要か、印鑑の種類や押し方などを詳しく解説します。データで提出する場合や印鑑を押し忘れた場合の対処法についても、紹介しています。
履歴書に押印欄がない場合は印鑑は不要
履歴書に押印欄がある場合は押印をし、押印欄がない場合は印鑑は必要ありません。以前は「本人が記入した」ことを証明するために履歴書に押印をしていましたが、1997年に定められた「押印見直しガイドライン」で押印を廃止しても支障のないものとされました。
現在履歴書のフォーマットには、押印欄があるものとないものがあり、どちらを選んでも問題ありません。
履歴書に押印が必要な場合
履歴書に押印は必要ないとされていますが、場合によっては押印が必要なことがあります。
履歴書に押印欄がある場合
履歴書に押印欄がある場合は、押印が必要です。欄があるのに空白にしておくと、不備だと思われる可能性があります。
企業から指定された場合
企業から押印を求められた場合や企業指定のフォーマットに押印欄がある場合は、印鑑が必要です。企業の指示に従っていないと、書類選考が通らない可能性があります。応募要項をよく読み、企業からの指定がないか確認しましょう。
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履歴書に使用する印鑑の種類
シャチハタ、実印、銀行印、認印など印鑑の種類はいくつかあります。履歴書に適した印鑑は「認印」です。履歴書では朱肉を付けるタイプを使うため、シャチハタはNGです。
不動産や車の登録など重要な契約に使われる「実印」や銀行口座の開設などに使われる「銀行印」は個人情報の観点から避けた方が無難です。印鑑の大きさや書体もさまざまですが、大きすぎないサイズであれば、どんな書体でも大丈夫です。
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正しい押印の例と失敗例
正しい押印は、枠内に収まりにじみやかすれなどがなく、真っすぐに押されている状態です。文字がしっかりと読めることが重要です。
押印の失敗例は、にじみやかすれ、欠け、二重、斜め、上下逆、はみ出しなど、はっきりと文字が読めないものです。失敗した場合は、履歴書を作成しなおして再度印鑑を押すことをおすすめします。
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失敗しない印鑑の押し方
失敗をすると書き直しになるので、なるべく失敗が少ない印鑑の押し方について紹介します。手書きの場合は、先に印鑑を押しておくと書いたものが無駄にならないのでおすすめです。
①押印マットを用意する
押印マットを使用すると、用紙のズレを防ぎ、印鑑を押す際に均等な圧力がかかりやすくなります。押印マットがない場合は、厚めのノートなどクッション性のあるものを敷くといいでしょう。
②朱肉や印鑑の状態を確認する
朱肉の状態がかすれや欠けにつながるので、朱肉が減っていたり、乾燥していないか確認します。朱肉をつけすぎるとにじんでしまうので、ポンポンと軽くたたくように数回つけます。
汚れていないか印鑑の状態も確認しておきます。文字のスキマにゴミや汚れがあると、かすれや文字の欠けの原因になります。ティッシュやつまようじなどで汚れを落としておくといいでしょう。
朱肉と印鑑の状態を確認したら、メモ用紙などに試しに押してみましょう。押印した文字に欠けやかすれがないか確認します。
③印鑑の上下を確認する
印鑑の上下が合っているか印字面を確認します。上下が合っていたら、履歴書を押さえながら印鑑欄に印鑑を垂直に下ろします。強く押さえつけないのがポイント。押印ができたら、インクが付かないように乾かします。
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印鑑を押し忘れた場合の対処法
「印鑑欄のある履歴書に押印を忘れてしまった」「企業から押印の指定があったのに忘れて提出してしまった」ということがあるかもしれません。押印が必要な履歴書で印鑑を押し忘れた場合の対処法を紹介します。
その場合は、すぐに採用担当者に謝罪の連絡をしましょう。採用担当者から、履歴書を再提出するのか、面接時に押印をするのか、指示があるのでそれに従います。転職エージェントを利用している場合は、担当のキャリアアドバイザーに相談しましょう。
印鑑を押し忘れた場合に、採用担当者に送るメール文面の例文を紹介します。
件名：履歴書の押印漏れについてのお詫びと対応のお願い
メール本文：
株式会社〇〇〇〇
〇〇〇〇様
貴社のご多忙の中、失礼いたします。
[あなたのフルネーム]と申します。
先日、[応募した職種]のポジションに応募させていただきました。
この度は、履歴書を提出するにあたり、
重要な押印を忘れてしまうという不手際があり、深くお詫び申し上げます。
可能であれば、押印済みの履歴書を改めて郵送させていただくか、
または次回の面接時に持参させていただきたいと考えております。
貴社のご都合に合わせた形で対応させていただきますので、
ご指示いただけますと幸いです。
このような不備が生じたことを深く反省し、
今後このようなことがないよう十分注意を払う所存です。
貴社のご判断をお待ちしておりますとともに、
今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。
[あなたのフルネーム] [あなたの連絡先：電話番号、メールアドレス]
不備がある履歴書を提出してしまうと採用担当者の手間を増やしたり、選考に影響がでるので、提出前に不備がないか確認しましょう。
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データで提出する場合の押印
履歴書をデータで提出する場合は、基本的には押印は不要です。押印欄がないフォーマットを使用するといいでしょう。企業から押印の指定があった場合や押印欄のある履歴書の場合は、電子印鑑を作成して押印します。
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まとめ
履歴書に押印欄があれば印鑑が必要で、押印欄がなければ印鑑は不要です。どちらのフォーマットを選んでも選考に影響はありません。企業からの指示があれば、それに従ってください。印鑑を押すときは、まっすぐキレイに押しましょう。
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