総務とは?やりがいや資格、キャリアパスを解説general_affairs

更新日:2022.03.29

総務とは?やりがいや資格、キャリアパスを解説

更新日:2022.03.29

総務は、備品管理、施設管理、社内イベントの企画・運営など会社全体の運営に関わる業務を幅広く行います。

総務の仕事内容やキャリアパス、必要なスキルや資格、未経験から転職するときのポイントなど、詳しく解説いたします。

監修者:藤井 歩
監修キャリアアドバイザー
世の中の根幹となる「人材」の活用とその支援に興味を持ち、人材業界の広告営業を経験。その後、イベント企画、運営、マーケティングを経て現人材紹介業へ。
IT・WEB系を中心としたスタートアップ~大手企業への採用支援をおこない、その後メーカー、金融、コンシューマー領域と分野を広げ、若手~ミドルクラスまでのご支援に従事。
現在は管理系職種などバックオフィスや企画、IT職種の方のご支援を強みに多くの方をサポートしています。

総務の主な仕事内容

総務の役割は会社運営をスムーズにすることです。他の部署では担当できない業務を担当します。 総務の仕事内容は、備品の発注・管理、施設管理、代表電話などの問い合わせ対応、社内イベントの企画・運営、契約書の管理、株主総会・取締役会業務など多岐にわたります。 いくつか具体的に紹介します。

備品の発注・管理

文房具などの消耗品や名刺の手配、コピー機やパソコンなどのOA機器の在庫など、会社で使用するあらゆるものを管理します。OA機器にトラブルがあれば、修理の依頼など対応します。

施設管理

清掃業者の手配や照明・空調などの調整、防災設備の管理など、社員が安全かつ仕事のしやすい環境づくりをおこないます。 施設のメンテナンスが入る場合は社員への告知や防災訓練の実施など総務の仕事です。

電話・メール・来客対応

代表電話やHPからの問い合わせなど一次対応をします。用件をヒアリングし、適切な部署に対応を依頼します。 また、来客の対応も総務が担当します。応接室への案内やお茶などの準備もします。

会社によっては、給与計算や勤務管理などの人事・労務の仕事、法務やコンプライアンスの仕事も担当することもあります。 転職先を決める際は、応募企業の総務の業務内容や担当領域を調べておいたほうがいいかもしれません。

総務の仕事のやりがい・厳しさ

会社全体に関わることができる影響範囲の広さが魅力です。 自分の仕事が会社全体に変革をもたらすことができます。 大きな変革だけではなく、日々社内の多くの人をサポートするため、直接感謝されたり、役に立っている実感がやりがいという人も多いです。
また、業務範囲が多岐にわたるため幅広いビジネススキルが身につくのも魅力です。 PCスキルはもちろんのこと、社外の方への対応業務も多いためビジネスマナーやコミュニケーション能力などが身につきます。 専門知識を深めてキャリアアップできるのもやりがいの一つです。

一方で、業務範囲が広いがゆえに仕事量が多くなる傾向があります。 会社によっては人事・労務、法務なども担当する場合があり、専門知識の習得も必要です。 社内のトラブル対応や突発的な問い合わせも多く、臨機応変な対応や冷静さが求められます。

総務業務に求められる経験・スキル・資格

社内外の多くの人と接する機会が多いので、コミュニケーションスキルは必須です。 部署同士のコミュニケーションの架け橋になることも多く、信頼関係を築くことが重要です。基本的なPCスキルも求められます。 資料作成や備品管理などPCスキルがあれば業務に役立ちます。 人事、労務、経理などのバックオフィスの業務経験があれば、総務未経験でも即戦力としてみなされます。

総務に必須の資格はありません。職場環境の整備や過重労働や労働災害の防止を目的とした国家資格である、衛生管理者の資格はあると役立ちます。

総務のキャリアパス

総務のキャリアパスは大きく2つに分かれます。 管理業務全般を広く担当するマネジメント職へキャリアアップしていく道と、専門分野の経験を深めてスペシャリストになる道です。 会社によって担当する業務範囲が異なるので、目指すキャリアパスが実現できるか確認しておく必要があります。

未経験から総務職になるには

即戦力が求められるため、未経験可の総務の求人は多くありません。 総務としての業務は未経験であってもバックオフィス系の業務経験は必要な場合が多いです。

コミュニケーションスキルやPCスキルなど、総務に必要なスキルがあることも応募書類や面接で伝えられるようにします。応募企業によって業務範囲や必要なスキル・経験、求める人物像は異なります。これまでの経験やスキルで応募企業の求める人物像にマッチする強みなどをアピールしましょう。

また、未経験での転職の場合、面接官は「なぜキャリアチェンジしたいのか」を重視します。 単なる思いつきや軽い気持ちでの応募ではないことを示すには、転職理由を明確に答えて、面接官を納得させなくてはいけません。 まずは自分が転職で実現したいことを整理し、転職理由を質問された時に「総務に応募するのは、今の仕事にはない◯◯が実現できるからです」と整合性のある説明ができるように準備することが大事です。 同時に「どうしても総務の仕事に挑戦したい」という熱意が伝わる話し方も練習するといいでしょう。

まとめ

総務は会社の運営に必要な業務を担い、社員の働きやすい環境を作る仕事です。 影響範囲も広くやりがいを感じられ、ビジネススキルも身につきます。 興味のある方は、総務へのキャリアチェンジを考えてみてはいかがでしょうか。

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