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【メール・電話】転職エージェントの担当者と連絡を取る方法
転職エージェントに登録をすると、担当のキャリアアドバイザーと複数回にわたって連絡を取り合う必要があります。
キャリアアドバイザーが一人ひとりに寄り添ったキャリアプランや求人をご提案するためには、求職者のことを深く理解し、状況に合ったサポートを行う必要があるからです。
具体的には、求人の紹介に関する連絡のほか、応募書類の作成のお願いや、応募意思の確認など選考を進めていく上で必要な情報をお互いに共有します。
転職エージェントの担当者との連絡は、メールや電話で行われることが多いです。なかには、LINEやチャットワークなどのチャットツールを使用して連絡を取り合うケースもあります。
【状況別】転職エージェントとの連絡頻度
転職エージェントを利用した転職活動の流れは、「新規登録→初回面談・求人紹介→応募・書類選考→面接→内定・入社」の5つのステップになっています。なお、一般的に転職エージェントに登録してから入社までの期間は、約3カ月ほどです。
この期間中に転職エージェントと連絡を取る頻度について、ステップごとに詳しく解説するので、現在置かれている状況にあわせてご確認ください。ここでは、登録後、初回面談後、面接・選考後の3つのフェーズに分けてまとめました。
登録後の場合
転職エージェントに登録をすると、登録日〜1週間以内に電話あるいは、メールにて連絡がきます。
この段階における連絡の内容としては、すぐに求人情報の案内をされるわけではなく、初回面談の日程調整となります。転職エージェントから電話がかかってきた際に、「今からキャリアに関するヒアリングが行われるのかな？」「求人を紹介されるのかな？」などと身構える方もおられるかもしれませんが、日程調整のみですぐに電話は終了するのでご安心ください。
また、「職場に居るため電話に出られない」「転職を希望していることを周囲に知られたくない」という場合は、折り返しの電話をするか、メールでの連絡を希望する旨を伝え初回面談の希望日時について連絡しましょう。マイページから日程調整ができる転職エージェントもあります。
初回面談後の場合
初回面談後は、ヒアリング内容に沿った求人案内のためのやり取りが何度か発生します。この段階の連絡頻度に関しては、1回のみで完結するケースもあれば、3回、5回、10回と複数回にわたる連絡が必要な場合もあります。
基本的に、求職者に合う求人が見つかったタイミングで連絡がくることになるので、初回面談後の連絡スピードや頻度にはバラつきが出てしまうのです。これは、ネット上で「求人紹介のメールが頻繁に届く」という声が見られる一方で、「初回面談後にまったく連絡がこない」などの対照的な意見が散見される理由の1つだといえるでしょう。
また、求人の案内に加え、応募書類の作成依頼や、応募意思の確認などのすり合わせを行うために連絡がくることもあります。選考を進めていく上で必要な情報を共有することによって、思い描いていた理想の転職を成功しやすくなるでしょう。
面接後・選考後の場合
書類や面接における選考後にも、転職エージェントの担当者から、選考結果や採否に関する連絡がきます。連絡のスピード感は、応募先の企業によって異なります。選考結果が早く出た場合は、転職エージェント側に通知が届き次第、すぐに担当者から連絡がくるでしょう。
また、選考結果のほか、求職者の意向を確認するために連絡がくることもあります。面接前には応募先の企業に関する情報の共有や、面接対策、面接日の調整などでやり取りが複数回発生するため、連絡頻度は高くなるでしょう。
転職エージェントの担当者と連絡・やり取りをする際のポイント
転職エージェントの担当者と連絡・やり取りをする際にはいくつか押さえておくべきポイントがあります。
効率よく転職活動を進めて、理想の働き方を実現するためには、転職エージェントの担当者とスムーズなやり取りを行うことも重要なポイントの1つです。ここでは、4つにわけて担当者と連絡する際のポイントをまとめたので、ぜひチェックしてみてください。
連絡が取りやすい時間帯、手段を伝えておく
転職エージェントの担当者に連絡が取りやすい時間帯や手段を伝えておくことで、スムーズなやり取りが実現しやすくなるでしょう。例えば、「職場の人に転職したい意向を察されると困るから、電話での連絡を控えたい」と考えている方は、担当者からの着信があるたびに負担に感じるかもしれません。
初回面談の時に口頭で伝える、あるいは、担当者とのメールの本文に記載しておくと良いでしょう。伝え方としては、「今後のやり取りにつきましてはメールを希望します」「19時以降は電話可能です」「着信があれば折り返します」など、担当者に要望が伝わればOKです。
なるべく早く返信をするように心がける
転職エージェントからの面接日程の調整や、書類作成の依頼、採否の連絡に対しては、可能な限り早めに回答しましょう。というのも、迅速に対応することで、応募先企業が「志望意欲が高い」「素早い対応ができる人材」といった良い印象を与えられる可能性があるからです。
また、面接当日など緊急性が高い場合は、行き違いを防ぐためにも、電話で連絡した方が良いでしょう。たとえば、面接当日に電話が遅延したり、現職の仕事が長引いたりして、どうしても間に合わない場合には、メールではなく電話で担当者に伝えてください。
自分の理想やこだわりをわかりやすく伝える
転職エージェントのキャリアアドバイザーには、自分の理想やこだわり、どのようなビジョンを描いているのかなどをしっかりと伝えましょう。さまざまな情報を伝えることで、キャリアアドバイザーが求職者に対してどのような企業を紹介すれば良いのか明確になります。
また、キャリアアドバイザーから提案された求人が希望とズレている場合は、ハッキリと断っても問題ありません。転職活動を進めていくうえで、初回面談のときと希望条件やキャリアプランが変わることもあるので、そういった意向も伝えておくと良いでしょう。キャリアアドバイザーとやり取りをする機会は、初回面談時以外にもたくさんあるので、メール、または電話でご相談ください。
経歴や資格など嘘をつかない
なかには、転職エージェントのキャリアアドバイザーに、より好条件かつ高年収の求人を紹介してもらうために、保有資格や経歴を偽る人もいます。
しかし、キャリアアドバイザーが正確な情報を把握していなければ、求職者に対して適切なサポートや求人の紹介ができなくなります。
内定取り消しや解雇、転職エージェントの利用停止などのリスクもあるので、キャリアアドバイザーには、真実を話すようにしてください。
転職後に経歴の嘘が発覚した場合、経歴詐称としてより大きな問題に発展する恐れもあります。
転職エージェントから連絡がこない・遅い理由
ネット上では「転職エージェントを利用したことで、理想の働き方を実現できた」という成功者の声がある一方で、「転職エージェントから連絡がこない」「連絡が遅い」という意見も見られます。
転職エージェントのキャリアアドバイザーから返信がこない、あるいは、連絡がないと不安に感じる人も多いでしょう。ここでは、転職エージェントから連絡がこない理由と、状況に応じた対応方法をご紹介します。
メール・電話履歴を見落としている
転職エージェントに登録すると、数日〜1週間ほどでメール、あるいは電話で連絡がきます。しかし、1週間以上経っても連絡がこない場合は、電話履歴の見落としや、登録フォームへのメールアドレスの入力間違い、または、迷惑メールに届いていることなどが考えられます。
身に覚えのない電話番号やメールアドレスから、連絡が来ていないか再度確認し、見当たらない場合は、迷惑メールフォルダに担当者からのメールが届いていないかチェックしましょう。
紹介できる求人がない
転職エージェントは、ヒアリングした内容をもとに、求職者の経歴やスキル、希望の条件に合う求人を紹介します。
しかし、転職エージェントには、得意な領域やエリアがあり、保有している求人が求職者の条件に当てはまらなければ、求人を紹介することができません。求職者にマッチした求人を探すために多くの時間を有しており、連絡が遅れている可能性があります。
具体的には、エンジニア職や営業職など、特定の職種に特化していたり、第二新卒者や女性、シニア層の支援実績が豊富だったりと各サービスにおける強みは異なるため、自分に合う転職エージェントを選ぶことでスムーズに求人紹介を受けられるでしょう。
キャリアアドバイザーの都合で連絡が来ない
ほとんどの場合、キャリアアドバイザーは、一人で複数の求職者の転職支援を担当しているため、忙しい時期に連絡が遅くなることがあります。
忙しい時期を具体的に挙げるなら、連休明けや、企業からの求人掲載の依頼が増える10月・1月頃だといえるでしょう。
こうした時期は、キャリアアドバイザーが多忙になりやすいため、「連絡が遅い」「返事がない」という状態が続く可能性があります。
1週間以上経ってもキャリアアドバイザーからの連絡がない場合は、次章の例文を参考に、催促メールを送ることを推奨します。
【例文付き】転職エージェントから連絡が来ない・途絶えた場合の催促メール
「転職エージェントのキャリアアドバイザーから連絡がない」「連絡が途絶えた」という状況下に置かれた場合、どういう対応をすれば良いのか困ってしまうでしょう。ここでは、催促メールの例文をご紹介するので、担当者へ問い合わせる際にテンプレートとしてご活用ください。
なお、催促メールを送るタイミングは、2営業日以降を推奨します。たとえば面接後の場合、面接を行った翌日などに催促メールを送っても、転職エージェント側が企業から採否の報告を受けていない可能性が高いからです。
【催促メールの例文】
株式会社XX
ご担当者様
お世話になります。
△月△日に登録しました〇〇（自分の名前）と申します。
公式ホームページのフォームから登録しましたが、現時点でご連絡を頂戴できておりません。
ご多忙のなか恐縮ですが、ご連絡いただけますと幸いです。お手数をおかけしますが、よろしくお願い申し上げます。
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〇〇（自分の名前）
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登録後に連絡が一度もきていない場合は、担当者のメールアドレスが分からないため、転職エージェントの公式ホームページの問い合わせフォームから送ります。
転職エージェントの担当者とスムーズな連絡・やり取りをして信頼関係を築くことが大切
転職エージェントを最大限に活用するためには、担当のキャリアアドバイザーと十分なコミュニケーションを図り、信頼関係を築くことが大切です。具体的には、紹介された求人に対して、どのように感じたのかまで丁寧に回答すると良いでしょう。求人の提案に対する求職者の返答は、「応募する」「応募しない」「迷っている」のいずれかであり、なぜそう思ったのかまでしっかりと伝えることが重要です。
キャリアアドバイザーが求職者の情報を多く把握しておくことで、次の打診をする際のヒントになり、よりマッチした求人を紹介してもらえます。自分のキャリアの方向性に適した転職エージェントを利用し、その業界や働き方に精通したキャリアアドバイザーにサポートしてもらうことも大切だといえるでしょう。
また、これから結婚や妊娠などのライフイベントを考えていくうえで、どのようなキャリアを描けば良いのか迷われる方は非常に多いです。type女性の転職エージェントは、こうした女性ならではのお悩みやご不安に寄り添った転職支援を実施しています。女性の気持ちに寄り添ってくれる担当者と一緒に転職活動を進めたい方は、ぜひtype女性の転職エージェントをご活用ください。
転職エージェントとの連絡・やり取りに関するよくある質問
転職エージェントとの連絡・やり取りに関する疑問や不安は、担当者に直接聞きづらいこともあるかと思います。ここでは、転職エージェントとの連絡に関するよくある質問に対して、Q&A形式で回答します。
転職エージェントからの電話に出られない場合はいつ折り返せばいい？
担当者からの電話に出られなかった場合は、転職エージェントの営業時間内に折り返すと、早期に対応してもらえる可能性が高いです。
なお、電話に出られなかった時には、担当者からメールが届いている可能性があるので、受信ボックスもあわせて確認しておくと良いでしょう。
転職エージェントとの面談後に連絡が来ない場合はどうしたらいい？
転職エージェントと面談を実施した後で連絡がこない場合は、求職者にマッチした求人を探すのに時間がかかっている可能性があります。
1週間ほど経過しても返信がない場合は、下記の催促メールを送って進捗状況を確認しましょう。
【面談後の催促メール：例文】
件名：進捗状況のご確認について 〇〇（自分の名前）
株式会社○○
○○様
いつもお世話になっております。〇〇（自分の名前）です。
〇月〇日にご面談のお時間をいただき誠にありがとうございました。
ご面談後に求人のご提案をいただけるとのことでしたが、現時点でご連絡をいただいておりません。その後、ご状況はいかがでしょうか。
ご多忙のところ大変恐縮ですが、ご返信いただけますと幸いです。
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〇〇（自分の名前）
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書類提出後や面接後など選考結果の連絡が来ない場合はどうしたらいい？
選考書類の提出後や、面接後に連絡がこない場合は、転職エージェント側が応募先の企業から結果の報告を受けていない可能性があります。
面接の場合、面接時にいつ結果が出るのかを教えてくれる傾向にあります。聞き逃してしまったり、選考結果の予定日を伝えられなかったりした場合は、1週間ほど待ちましょう。
書類選考も面接結果と同様に、1週間ほどかかることが多いので、1週間以上経過しても連絡がない場合にメールで問い合わせてみてください。
もし、ほかの転職エージェントや求人サイト経由で内定を受けている場合は、事前にその旨をキャリアアドバイザーに伝えておきましょう。
【選考後の催促メール：例文】
件名：選考の結果について 〇〇（自分の名前）
株式会社○○
○○様
いつもお世話になっております。
株式会社XX様の採用選考に応募した〇〇（求職者のお名前）です。
先日は、ご面談のお時間をいただき、誠にありがとうございました。現時点で選考に進んでいる段階ですが、進捗状況はいかがでしょうか。
ご多忙の中大変恐縮ですが、ご返信いただけますと幸いです。
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〇〇（自分の名前）
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転職エージェントからの連絡を無視してしまったらどうなる？
転職エージェントからの連絡は、求人紹介のほか、選考関連のことかもしれないので、きちんと返信する必要があります。しかし、すでに無視をしてしまった場合は、返事が遅れた理由とお詫びを一言添えて連絡をすると良いでしょう。
連絡の頻度が多くて負担になってしまう場合は、その旨を担当のキャリアアドバイザーに伝えておけば調整してくれます。
他で内定が決まった場合の連絡方法は？
ほかの転職エージェント経由や、転職サイト、直接応募などで内定が決まるケースはよくあります。そのため、「これまでサポートしてもらったのに申し訳ない」などと後ろめたさを感じる必要はありません。メール・電話どちらでも良いので、担当のキャリアアドバイザーにお伝えください。
件名：転職サポート終了のご相談 〇〇（自分の名前）
株式会社〇〇
△△様
お世話になっております。〇〇です。
いつも親身にサポートいただき誠にありがとうございます。
この度、貴社とは別の経由での紹介で内定をいただき、そちらへの入社を決意いたしました。
大変恐縮ですが、転職サポートのご案内を終了していただくことは可能でしょうか。△△様には、ご尽力いただいたにも関わらず大変申し訳ございません。
今後、また転職活動をする際にはお力添えいただけますと幸いです。
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〇〇（自分の名前）
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まとめ
転職エージェントの担当者との連絡頻度や内容は、登録後・面談後・選考中など段階によって異なります。基本的には転職エージェントのキャリアアドバイザーからの連絡には、丁寧かつ真摯な対応をし、自分の考えや感想などをしっかりと伝えていくことが大切です。
担当者と十分なコミュニケーションを図ることで、適切な求人を紹介してもらえたり、応募先の企業に「入社意欲が高い人材」といった良い印象を与えられたりするので、可能な限り素早い対応を心がけましょう。
ただし、在職中に転職活動を進めており、転職エージェントとのやり取りが負担になる場合は、「連絡頻度を抑えたい」「〇時以降なら返信ができる」などと伝えておくことを推奨します。
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